En este artículo realizamos un análisis de la versión gratuita de Zoho CRM y veremos a que tipo de usuarios está dirigida.

¿Qué es Zoho?

Zoho es una suite de aplicaciones desarrolladas por la empresa Zoho Corporation. La aplicación más conocida es Zoho CRM pero cuentan con aplicaciones de ofimática (Zoho Writer, Zoho Sheets, Zoho Show), productividad (Zoho Calendar, Zoho Mail) marketing (Zoho Campaigns, Zoho Marketing Hub), business inteligente (Zoho Analytics), desarrollo de aplicaciones (Zoho Creator), etc.

Como hemos dicho la aplicación más conocida es Zoho CRM. Esta tiene varias versiones Standar, Professional o Enterprise, con precios que van desde los 12€ a los 35€/mes por usuario o 18€ -45€/mes si preferimos pagar de forma mensual. Pero existe una versión gratuita de Zoho CRM que cumple los requisitos de muchos usuarios de CRM.

Por algún motivo Zoho «oculta» esta versión en su web, como vemos en la imagen:

Pantalla ZOho CRM
La opción de elegir la versión Zoho CRM gratuita esta escondida en la página de Zoho

Vamos a analizar las funcionalidades que incluye esta versión.

¿Qué incluye la versión gratuita de Zoho CRM?

Módulos de Leads

En este modulo incluimos los potenciales clientes o Leads. En este modulo recogemos todos los datos de estos leads y el histórico de contactos realizados. Si estos leads están interesados en nuestros servicios o productos y existe una oportunidad de venta los convertiremos en contactos y crearemos una oportunidad.

Módulos Contactos y Cuentas

Los leads los convertiremos en contactos cuando los hayamos cualificado, podemos crear directamente los contactos o importarlos desde un archivo o desde nuestro CRM actual.

Los contactos están asociados a cuentas, que son las organizaciones a las que pertenecen.

Módulos Oportunidades

En este módulo gestionaremos las oportunidades desde las diferentes fases por las que pueden pasar : detección de oportunidad, preparación de oferta, presentación, negociación, etc.. Podemos personalizar las diferentes fases y la vista en la que queremos que aparezcan.

gestión de oportunidades en la versión gratuita de Zoho CRM

Telefonía

Podemos integrar nuestra aplicación de telefonía compatible (Skype, Aircall, Mitel, etc..) para realizar llamadas desde la ficha del lead o contacto con un simple clic.

Telefonia versión gratuita Zoho CRM

Las llamadas quedan registradas en la ficha de nuestro cliente y podemos incluir notas y tareas asociadas.

Informes

Se incluyen los informes predefinidos de Zoho (casi 100 informes) que cubren la mayoría de las necesidades de informes, pero en el caso de que necesites un informe a medida con la versión gratuita no es posible diseñar informes.

Informes Zoho CRM versión gratuita

Integración de correo electrónico

Al igual que en la versión de pago podemos integrar nuestro correo de forma que nos permita enviar correos desde el CRM y asociar los correos enviados y recibidos a los contactos, leads y oportunidades. Tambien incluye plantillas de correo.

app movil Zoho CRM versión gratuita

Aplicación móvil

La versión gratuita de Zoho CRM incluye tambien la App móvil que nos permite acceder a toda la información del CRM y geolocalizar a nuestros contactos, lo que nos es muy util para optimizar las visitas.

Seguimiento de los visitantes

Incluyendo un fragmento de código en nuestra web podremos ver si nuestros contactos acceden a nuestra web, Cuando lo hagan se nos mostrará una ventana con los datos del visitante que tenemos en el CRM y podremos iniciar un chat o una llamada.

Seguimiento visitantes Zoho

¿Qué limitaciones tiene esta versión?

La principal limitación es el número de usuarios: solo nos permite un máximo de 3 usuarios. Ojo, son usuarios de CRM , no empleados, es decir, si nuestra empresa son 7 empleados de los que solo 3 accederán al CRM la versión gratuita nos sirve.

Otras limitaciones son:

  • No permite crear campos personalizados. Los campos que se incluyen en los módulos de leads, contactos u oportunidades suelen bastar, pero en el caso de que necesitemos un campo especial no podremos crearlo.
  • Como hemos visto antes no permite informes personalizados, el sistema incluye caso 100 informes, pero en el caso de que necesitemos un informe que no este contemplado deberemos pasar a la versión de pago.
  • Tambien están limitadas algunas funciones avanzadas como la integración de Zoho CRM con Google Adwords, integración con centralitas telefónicas o Zoho Social.
  • No se incluye la herramienta de inteligencia artificial ZIA. No creemos que a fecha de hoy esto sea un handicap ya que la versión en español no esta muy desarrollada.
  • No se incluyen los flujos de trabajo o Blueprints. Esta es una función muy interesante de Zoho que permite definir flujos de procesos comerciales con tareas asociadas y alertas en función de los parámetros que configuremos.

¿A quien está dirigida la versión gratuita de Zoho CRM?

Por lo que hemos visto la versión gratuita de Zoho CRM encaja perfectamente en freelance o autónomos, pequeñas empresas con 2 o 3 comerciales o usuarios que quieren probar Zoho antes de lanzarse a la versión de pago.

Os invitamos a probar esta versión gratis y sin compromiso (no se requiere introducir datos de pago ni tarjetas de crédito)